كتب : إبراهيم بن سعيد الحسني
حققت بلدية مسقط إنجازا هاما يضاف إلى سلسلة إنجازاتها المتواصلة حيث توجت البلدية بجائزتين ضمن مسابقة جائزة السلطان قابوس للإجادة في الخدمات الحكومية الالكترونية ، الجائزة الأولى جاءت عن مشروع " البوابة الالكترونية " كأفضل محتوى إلكتروني ، والجائزة الثانية عن خدمة " إباحات البناء الالكترونية " كأفضل خدمة إلكترونية ( من مؤسسة حكومية لقطاع خاص ) وذلك في حفل إعلان الجوائز الذي أقيم مؤخرا تحت رعاية صاحب السمو السيد أسعد بن طارق آل سعيد بمنتجع بر الجصه .
حيث تم اعتماد 33 مؤسسة حكومية لاستيفائها شروط المشاركة في هذه الجائزة بإجمالي 83 مشروعاً، تم توزيعها على خمس فئات رئيسية، وفئتين فرعيتين، شاركت بلدية مسقط في أربع فئات من أصل سبع ، وحصدت جائزتين ، إذ شارك في فئة المحتوى الإلكتروني 21 مشروعاً، وفي فئة الخدمة الإلكترونية 28 مشروعاً .
وصرح سعادة المهندس رئيس بلدية مسقط أن هذه الجاهزة شرفا كبيرا ودافعا لبلدية مسقط لتجويد أداءها في مجال تبسيط الإجراءات واستخدام التقنيات الالكترونية في تقديم أفضل الخدمات المقدمة للجمهور ، وسوف تبذل البلدية قصار جهدها للمنافسة مستقبلا .
وأضاف سعادته بأنه سيتم في القريب العاجل الإعلان عن خدمات الكترونية جديدة في إطار توجه الحكومة للتوسع في استخدام الحكومة الالكترونية .
وأشار سعادته بأن فوز البلدية بالجائزتين يأتي انطلاقا من كونها إحدى المؤسسات الرائدة في مجال تقديم الخدمات الالكترونية للجمهور ، ويعكس بوضوح اهتمامها بمواكبة الحياة العصرية والاستفادة من التقنيات والبرامج الحديثة في إنجاز أعمالها وتقديم خدماتها وتطويرها مقدما شكره على الجهود التي تبذلت في تنظيم هذه الجائزة .
وقال خالد الزدجالي نائب مدير إدارة نظم المعلومات " بأن بلدية مسقط أولت اهتماما بارزا للمشاركة في هذه الجائزة والتي تشرفت باقترانها باسم مولانا حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم – حفظه الله ورعاه-، حيث شاركت بلدية مسقط بستة مشاريع في هذه الجائزة، وتم ترشيح مشاريع بلدية مسقط المشاركة للفوز بمعظم الجوائز (أربع جوائز من أصل سبع) و بتوفيق من الله – سبحانه وتعالى – فزنا بجائزتين. شاكرين لكل من ساهم في هذا النجاح، ومتمنين المزيد من التقدم والنجاح على الصعيد المحلي والعالمي " .
مشيرا على أن الجائزتين إضافة جديدة وهامة إلى سجل البلدية الحافل بالانجازات ، معربا عن مشاركته وتقديره لسعادة المهندس سلطان بن حمدون الحارثي رئيس بلدية مسقط على دعمه المتواصل لتطوير البرامج والتقنيات التي تعزز من كفاءة تقديم الخدمات الالكترونية مشيدا بتضافر جهود مجموعة من الكفاءات العمانية العاملة في مجال نظم المعلومات و إباحات البناء الالكترونية بالبلدية .
وعن هذه المشاركة قال سالم بن سعيد الكلباني تخصصي أول للمشاريع بنظم المعلومات رئيس الفريق المكلف للمشاركة بالجائزة : " تم تكوين فريق مختص في البلدية للإعداد لهذه المشاركة، وقد قام الفريق بالعمل على إجراء بعض التحسينات والتطورات على المشاريع والخدمات المشاركة لتحسين أداء هذه الخدمات بما يتماشى مع المعايير العالمية الموضوعة للجائزة، حيث أجرت بلدية مسقط بعض التعديلات في الموقع الإلكتروني للمشاركة في فئة أفضل محتوى الكتروني وذلك لضمان أداء مريح وسهولة استخدام تصفح الموقع من قبل المستخدم. أما من ناحية مشاركة البلدية في فئة أفضل مؤسسة متطورة الكترونيا فقد أجرت البلدية بعض التحسينات لرفع مستوى الجاهزية الإلكترونية لبلدية مسقط، كتوفير بعض الخدمات الإلكترونية مثل أمكانية إجراء عملية الدفع الإلكتروني عبر الإنترنت لبعض الخدمات البلدية، إضافة إلى إجراء بعض التعديلات على السياسات والإجراءات ذات الصلة بتكنولوجيا المعلومات."
موقع بلدية مسقط
وعن موقع بلدية مسقط الالكتروني قال عبدالله بن سالم الصواعي رئيس قسم الإنترنت بنظم المعلومات" يشتمل الموقع الإلكتروني لبلدية مسقط على العديد من الخدمات الإلكترونية بالإضافة إلى تعريف عن الخدمات المختلفة والتي تقدمها المديريات العامة التابعة لبلدية مسقط كل حسب موقعها في محافظة مسقط ، كما يتضمن الموقع بعض البيانات والمعلومات وأرقام الاتصالات الخدمية المهمة والتي تهم مختلف شرائح المجتمع .
ويشمل الموقع أيضا على: أخبار البلدية وفعالياتها وإعلاناتها ، معلومات عن بلدية مسقط و خدماتها ، والخدمات الالكترونية الذاتية.، قانون البلدية والأوامر المحلية، الاشتراطات الصحية، دليل مسقط (هو دليل عن المرافق الخدمية العامة التابعة لبلدية مسقط و الأماكن السياحية و الترفيهية) ، خرائط مسقط (هي خرائط توضيحية لمدينة مسقط و الولايات التابعة لها)، مشاريع البلدية ، دليل خدمات البلدية (يشمل على طلبات الخدمة و الإجراءات و المستندات المطلوبة و أماكن و أوقات تقديمها).
كما يشتمل موقع بلدية مسقط الإلكتروني على العديد من الخدمات منها: الاستعلام عن حالة المعاملات المقدمة للبلدية ، الدفع الالكتروني عبر الانترنت، نظام المناقصات، نظام الشكاوي والاقتراحات ، الاستعلام عن عقود الإيجار، طلب تجديد عقود الإيجار السكنية وطباعة العقد الكترونيا عبر شبكة الإنترنت ، تقديم و متابعة طلبات تصاريح البناء عن طريق المكاتب الاستشارية ، الاستعلام عن طلبات تصاريح و مخالفات المواقف الخاضعة للرسوم و دفها عن طريق الانترنت ، لاستعلام عن أباحات البناء الصغرى و الكبرى و تصاريح الشروع في البناء ، و دليل مسقط التجاري.
مشروع يعد الأول على مستوى الشرق الأوسط
وحول فوز البلدية عن خدمة إباحات البناء الإلكترونية أوضح المهندس خالد بن خميس الهاشمي مدير إباحات البناء ببلدية مسقط إلى أن هذا المشروع المتطور يأتي انطلاقة من الاهتمام الذي توليه القيادة الحكيمة لمولانا حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم ـ حفظه الله ـ بالتقنيات الحديثة ومواكبة الأنظمة وتوظيفها في تقديم أرقى وأجود الخدمات ، وكذلك تسهيلا في إنجاز المعاملات .
وأشار الهاشمي إلى أن المشروع يعد فريدا من نوعه على مستوى منطقة الخليج العربي و الشرق الأوسط وهو نقلة نوعية في مجال إباحات البناء ، حيث بدأت فكرة هذا المشروع بزيارات سابقة قمنا بها لعدد من الدول المتقدمة ودول الشرق الأوسط واطلعنا على تلك التجارب والبرامج المستخدمة في مجال إباحات البناء ، وشكلنا فكرة ترقى فوق تلك التجارب والأنظمة المعمول بها في هذا الشأن، والحمد لله تمكنا بجهود الشباب العاملين في مجال الإباحات وبالتعاون الكبير مع إدارة نظم المعلومات بالبلدية والدعم اللامحدود من سعادة المهندس رئيس بلدية مسقط من عمل هذا المشروع المتقدم .
وأوضح المهندس خالد الهاشمي : أن إدارة إباحات البناء بدأت بالعمل على توفير خدمة تقديم طلبات إباحات البناء إلكترونيا عبر شبكة المعلومات العالمية " الانترنت " , حيث قامت بلدية مسقط بالتواصل مع عدة مكاتب استشارية وذلك لتطبيق الفكرة كمرحلة أولى، ثم تم تعميم الفكرة على جميع المكاتب الاستشارية في محافظة مسقط بعد الانتهاء من اخذ جميع الملاحظات , وتقوم الفكرة حول تقديم طلبات إباحة البناء الكترونيا دون الحاجة إلى مراجعة البلدية , وأيضا في حالة وجود تعديلات في الخرائط يتم إرسالها الكترونيا إلى المكاتب الاستشارية للتعديل , ومن ناحية أخرى يتم تحويل المعاملة من قسم إلى أخر الكترونيا و سيوفر هذا النظام الكثير من الجهد و الوقت للمكاتب الاستشارية, كما تم ربط هذا النظام ببوابة الدفع الإلكتروني لتمكين المكاتب الاستشارية من دفع الرسوم عبر الإنترنت
وأوضح المهندس خالد الهاشمي أن شهدت بلدية مسقط في الفترة القليلة الماضية نقلة نوعية في مجال تطوير وتبسيط الإجراءات المتعلقة بالبناء والتطوير في محافظة مسقط حيث واكبت البلدية التطور الكبير في المجالات المعلوماتية بحزمة من الخطوات والإجراءات التي كانت كفيلة بإحراز تقدم كبير وملموس في انجاز جميع تعاملات البناء والتعمير حيث شرعت إدارة إباحات البناء في البدء بتجربة نظام الإباحة الالكترونية بالكامل تحت مسمى خدمة (إباحة الكترونية) وتدشينها ، وذلك استنارة بالتوجيهات السامية لمولانا حفظه الله ورعاه الرامية إلى تبسيط الإجراءات و التحول للنظام الالكتروني في تعاملات الجهات الحكومية لمواكبة متطلبات تطبيق الحكومة الالكترونية، ويتلخص النظام الالكتروني الجديد بتسجيل المعاملات عن طريق المكتب الاستشاري الهندسي من خلال الشبكة العالمية للمعلومات وذلك لاختصار المدى الزمني حيث يقوم المختصون بقسم التسجيل بمراجعة كافة بيانات القطعة والمالك وتحويلها إلى المهندسين بالإدارة لتدقيقها واعتمادها من الناحية المعمارية والإنشائية الكترونياً وذلك عن طريق شاشات عرض جديدة مجهزة بأحدث الموصفات الفنية العالمية لعرض الخرائط التفصيلية بشكل واضح ودقيق، كما سيتم الاعتماد النهائي للخرائط عن طريق الختم الالكتروني الجديد تماشيا مع متطلبات الحداثة وتوفيرا للجهد والوقت المستغرق في نقل المخططات للتعديل وإعادتها مرة أخرى ، وفتح باب التواصل المباشر بين البلدية والمكاتب الاستشارية الهندسية فيما من شأنه ضمان درء الأخطاء وتسهيل الإجراءات .
البنك الدولي : نقلة نوعية في مجال استخراج إباحات البناء
وقد جاءت المعطيات الحديثة التي أوردها تقرير البنك الدولي لتأكد بما لا يدع مجال للشك نجاح خطط العمل المرسومة لتبسيط الإجراءات حيث أورد التقرير وجود نقله نوعية للسلطنة في سلم ترتيب الدول في مجال الحصول على تصاريح البناء، ويوضح التقرير الصادر من البنك الدولي بان السلطنة أحرزت تقدماً كبير مقارنة بالأعوام الماضية ، فقد قفزت السلطنة من المرتبة 134 في العام 2009م إلى المرتبة 70 في تصنيف عام 2011م في سلم ترتيب الدول في مجال استخراج تصاريح البناء ، كما أشار التقرير كذلك إلى أن مدة انجاز معاملات إصدار تصاريح البناء لا تتجاوز أسبوعين فقط وهذه الإحصائيات تأتي قبل تطبيق خدمة (إباحة الكترونية) ومن المأمول أن تحقق الخدمة الالكترونية الجديدة (إباحة الكترونية) مكاسب جمة واختصارات زمنية كبير تثري مجالات التعمير بشكل مباشر.
تبسيط الإجراءات
وأكد المهندس خالد الهاشمي أن طموح بلدية مسقط لم يتوقف عند هذه المحطة فحسب، فهنالك خطى حثيثة وإجراءات جديدة تدرس بعناية فائقة من قبل المختصين لتطوير الإجراءات الحالية لإيجاد آلية تؤمن المضي في البدء بالأعمال التحضيرية للبناء فور تسجيل معاملة طلب الحصول على إباحة بناء بإدارة إباحات البناء ومن بين تلك الإجراءات تهيئة وتسوير الموقع لغرض البناء ، وإنشاء السكنات المؤقتة للعمال ،وإصدار موافقات توصيل الخدمات المؤقتة لخدمة المشاريع، والسماح بالبدء بحفر الموقع داخل حدود قطع الأراضي بحيث يتزامن إصدار إباحة البناء مع جاهزية الموقع للبناء، وتكفل هذه الإجراءات استغلال المدى الزمني البسيط الذي قد تمكث فيه بعض المعاملات في التدقيق واستكمال بعض الموافقات التي قد تتطلبها إقامة بعض المشاريع، لتصب جميع هذه الإجراءات في قالب رئيسي لبناء أساسات عميقة في مجال التطوير الحديث المبني برؤية استشرافية لمستقبل طموح مشرق من خلال تبني خطط عمل ناجعة وإعادة دراسة الإجراءات المتبعة في السابق بين الفينة والأخرى لتمكن الفكر من ابتكار كل ما من شأنه تطوير وتسهيل الخدمات للعملاء .
وقامت إدارة إباحات البناء بتبني عدة إجراءات وخطوات تهدف إلى تبسيط الإجراءات المتعلقة بإصدار الإباحات و تنظيم المباني والالتزام بالأنماط المعمارية وذلك بالتنسيق مع المكاتب الاستشارية الهندسية لسرعة انجاز المعاملات والدقة حيث قامت إدارة إباحات البناء بتنفيذ خطة العمل جديدة والتي تتلخص على عدة محاور رئيسية أهمها :
توفر القاعة الجو الملائم للعمل كخلية واحدة تسهل حركة المعاملات حيث يقوم مدخل البيانات بتسجيل المعاملة وتمريرها إلى المهندس المعماري مباشرة الذي بدورة يقوم بفحص المعاملة ومن ثم تمريرها إلى المهندس الإنشائي مباشرة مما يساعد على انسيابية حركة المعاملات ؛ ومن ضمن إيجابيات القاعة أيضا أنها توفر وقت المهندسين حيث كان المهندسين في السابق يعانون من دخول المراجعين إلى مكاتبهم لمتابعة معاملاتهم مما يودي إلى تعطيل المهندسين عن أداء عملهم واستغراقهم في استقبال المراجعين وقد وفرت القاعة الوقت للمهندسين حيث لا يسمح بدخول القاعة لغير المختصين بالإدارة وفي حال طلب استيضاح أو مقابلة يتم التنسيق بين الإداريين والمهندسين لتحديد موعد المقابلة بالتنسيق مع المكاتب الاستشارية .
تم توحيد ملف طلب المعاملة وذلك لتسهيل الوصول إلى الخرائط والمرفقات عند عملية التسجيل والفحص كما تساعد على تسهيل عملية الأرشفة و سهولة التمكن من إعادة طلب الحصول على أي بيانات للمالك أو الاستشاري أو البلدية ، وكذلك لتأخذ العملية طابع التصنيف والترتيب المتناسق بما يضمن عدم فقدان أي من المرفقات أو الخرائط .
الاستمارة الحديثة
تم استبدال استمارة طلب التسجيل بأخرى حديثة تضمن تقديم ملف المعاملة بشكل مكتمل دون نواقص حيث تساعد هذه الاستمارة الاستشاري على تدقيق معاملة ذاتيا قبل تقديمها إلى البلدية من خلال تعبئتها واستكمال مراحل ترتيب ملف المعاملة وتوضح الاستمارة الموافقات المطلوبة عند تقديم الطلب كما يوجد خلف الاستمارة جميع الاشتراطات الخاصة بتقديم طلب إباحة بناء كبرى وموضح بها الحالات التي يطلب بها موافقات من جهات أخرى .
وفي سبيل تحقيق الشراكة والتكامل في عملية تطوير الإجراءات الإدارية والفنية لإصدار إباحة البناء تم استحداث استمارة الرسوم المالية التي يتم تحصيلها من قبل بلدية مسقط حيث يتم تعبئة الاستمارة من قبل المكاتب الاستشارية وترفق مع ملف المعاملة ووفرت هذه الاستمارة الكثير من الوقت على مهندس البلدية حيث أن المهندسين في السابق كانوا يقومون بإدخال المساحات وحساب الرسوم بأنفسهم في البرنامج مما يأخذ وقت أطول في إنجاز المعاملة أما الآن فيقتصر الأمر على المهندس بمراجعة وتدقيق الرسوم الموضحة في الاستمارة وبعدها يقوم مسجلي البيانات بإدخالها في البرنامج وذلك لتوفير وقت المهندسين المعماريين لإنجاز اكبر قدر من المعاملات المقدمة لإدارة إباحات البناء .
شهادة إباحة البناء الجديدة :
في إطار سعيها الدائم لتنظيم وتبسيط الإجراءات وتسريع إنجاز المعاملات تم إصدار شهادة إباحة البناء المطبوعة بدلا من دفاتر الإباحة السابقة المكتوبة بخط اليد وذلك في خطوة نحو التحول الإلكتروني ويعد هذا الإجراء خطوة إيجابية لتحقيق السرعة والدقة في إنجاز المعاملات المقدمة في إدارة أباحات البناء حيث أن الإباحة السابقة كانت تستغرق أكثر من يومين في الكتابة والمراجعة أما شهادة الإباحة الجديدة فلا تأخذ أكثر من خمس دقائق لإصدارها كما تضمن عدم ورود أخطاء كانت تحدث أثناء كتابة دفاتر الإباحة وتركيب نسخ الرسم المساحي عليها والذي تم تعويض وجوده في الإباحة بطباعته على خارطة الموقع العام بنظام المسح الضوئي بما يضمن عدم فقدانه ولسهولة الرجوع إليه عند زيارة مفتش البلدية لموقع البناء ، أما بخصوص ملاحظات مفتش البلدية على مشروع البناء والتي كانت تكتب سابقا في دفتر الإباحة فتم تعويضها باستمارة يتم تعبئتها من قبل مفتش البلدية وترفق مع شهادة الشروع في البناء.
تدشين خدمة التواصل عن طريق الرسائل النصية القصيرة SMS :
من ضمن المقترحات الإيجابية المكملة لخطة العمل أيضا والتي تم تطبيقها في شهر مارس من العام 2009م تدشين خدمة الاستفسار عن المعاملات عن طريق الرسائل النصية القصيرة (SMS) ومحتوي هذا النظام عبارة عن إرسال رسائل نصية قصيرة للمالك والمكتب الاستشاري تتضمن مراحل سير المعاملات بعد التسجيل مباشرة وحتى انتهاء المعاملة مما يسهل على المالك والاستشاري متابعة معاملاتهم ومعرفة مراحل سيرها خطوة بخطوة .
كما تم مؤخرا تدشين نظام الاستفسار عن طريق الهاتف وذلك بالاتصال على رقم هاتفي وإدخال رقم المعاملة ليتم الرد والتوضيح عن حالة المعاملة إلكترونيا بما يسهل على المالك والاستشاري متابعة المعاملات الخاصة بهم بدلا من الحضور إلى إدارة أباحات البناء بغرض الاستفسار .
وأشار خالد بن داوود الزدجالي نائب مدير عام نظم المعلومات بالبلدية أن هناك عدة مشاريع مستقبلية للرقي بالخدمات منها :
مركز اتصالات
جاءت الفكرة بإنشاء مركز متكامل للاتصالات الداخلية والخارجية بهدف تسهيل انسيابية المعلومات الخدمية إلى المستفيدين وتسهيل عملية تواصل الجمهور ورصد ملاحظاتهم على مدار الساعة وبذلك يؤدي المركز هدف التواصل المباشر مع الجمهور إضافة إلى دوره كأداة فاعلة لقياس الأداء المؤسسي.
يُبنى عمل المركز على استخدام أفضل الآليات والممارسات العالية الجودة في تقديم الخدمات, عن طريق التواصل عبر الهاتف التفاعلي للاستفسار عن حالة معاملة, أو الإجراءات والمستندات المطلوبة, أو حتى تقديم اقتراحات صوتية, يُستمع إليها لاحقا , أيضا ستتوفر قنوات اتصال جديدة بالمركز عبر الويب أو غرف المحادثات أو حتى عن طريق البريد الالكتروني والفاكس والبريد الصوتي, وستتميز مراحل تسجيل البلاغات ومتابعتها بالشفافية والمصداقية التي من شأنها أن تبني جسور الثقة بين البلدية والمستفيدين عبر الرسائل النصية . وسيوفر المركز المعلومات الإحصائية الدقيقة والمرجعية لتحضير الدراسات والبحوث اللازمة من أجل رفع مستوى العمل الخدمي.
طلب تجديد العقد الكترونيا
توفر خدمة طلب تجديد عقد الإيجار السكني وطباعة العقد الكترونيا عبر الشبكة العالمية للمعلومات " الانترنت " الكثير من الجهد والوقت للمؤجر حيث باستطاعته طلب تجديد عقد الإيجار وطباعة العقد الكترونيا من الإنترنت دون الحاجة إلى شراء استمارة عقد الإيجار من بلدية مسقط، فما عليه سوى تقديم الطلب و طباعة العقد من الإنترنت ثم التوقيع على العقد (ثلاث نسخ) من قبل الطرفين والتوجه لأقرب فرع لبلدية مسقط لدفع الرسوم المحددة واعتماد العقد، كما يسمح النظام للمؤجر بتحديد مدة عقد الإيجار وتعديل الأجرة للعقد المجدد، ويقوم النظام بحساب الرسوم المطلوبة من المؤجر وغرامات التأخير إن وجدت.
دفع مخالفات المواقف عبر شبكة الانترنت
يوفر هذا النظام الجهد و الوقت للمراجع بحيث يستطيع القيام بدفع المخالفة عن طريق الشبكة العالمية للمعلومات " الانترنت " دون الحاجة للذهاب إلى بلدية مسقط.
إصدار وتجديد تصاريح المواقف الكترونيا عبر شبكة الانترنت
يوفر هذا النظام الجهد و الوقت للمراجع بحيث يستطيع القيام بإصدار وتجديد تصاريح المواقف الكترونيا عن طريق الشبكة العالمية للمعلومات " الانترنت " دون الحاجة للذهاب إلى بلدية مسقط.
|